Ведення бухгалтерії для IT-компаній: особливості, виклики та рішення

Після реєстрації бізнесу юридична особа автоматично потрапляє у реєстр ДПС та стає платником податків. І з першого дня роботи у компанії з’являються обов’язки щодо ведення бухгалтерського обліку, який необхідно здійснювати відповідно до встановлених правил і норм.

Основні складові бухгалтерського обліку

Ведення бухгалтерії ІТ компанії включає виконання таких завдань:

• Створення книги обліку та доходів, внесення даних відповідно до здійснених операцій.
• Формування і подання декларацій до ДПС, сплата податків відповідно до встановлених для вибраної системи (групи) оподаткування термінів, вимог.
• Складання первинної документації (рахунки, акти та ін.) і організація їх зберігання.
• Створення договорів для співпраці з клієнтами, працівниками, партнерами.
• Здійснення нарахувань, обчислення податків під час оплати роботи найманих працівників.

Ключові аспекти ведення бухгалтерії в ІТ

Обсяги та складність виконання завдань в межах фінобліку залежать від таких аспектів, як система оподаткування (загальна або одна з груп спрощеної), кількість найманих працівників, сфера діяльності та необхідність оформлення зовнішньоекономічної діяльності, різних договорів (NDA, NCA, SOA, гіг-контрактів та ін.).

Проте в будь-якому разі юридична особа зобов’язана вести бухгалтерію у чіткій відповідності до ПКУ. В іншому випадку на бізнес чекають штрафи та інші не надто приємні наслідки. Тобто, основні завдання в межах ведення бухгалтерії для ІТ-компанії полягають у: своєчасному поданні звітів в ДПС, перерахунку податків і формуванні документації, яку контролюючий орган в будь-який момент може перевірити.

Вибір системи оподаткування

Компанія може сплачувати податки на загальних умовах: ЄСВ в сумі 22% від мінімального розміру зарплати, 18% податку з чистого доходу (без витрат), 1.5% військового збору. Спрощена система (для ІТ підходить 2 або 3 група) дозволяє сплачувати єдиний податок (10-20% від МЗР на 2 групі або 3-5% від прибутку на 3 групі), подавати звітні декларації раз на квартал чи рік.

Також ІТ-компанії за умови відповідності встановленим критеріям мають право скористатися можливістю стати резидентами проєкту Дія.City – податково-правового режиму, який дозволяє сплачувати податки за зниженими ставками, укладати зі спеціалістами гіг-контракти, застосовувати низку інструментів для оптимізації взаємодії й розвитку бізнесу.

Хто може вести бухоблік ІТ-бізнесу

Виконання обов’язків бухгалтера може здійснювати:

1. Підприємець – наприклад, власник компанії (як часто роблять ФОП), якщо діяльність передбачає невеликі обсяги документації, просту звітність для ДПС, зрозумілий алгоритм обчислення податків.
2. Бухгалтер у штаті – фахівець, що виконує всі завдання в межах бухобліку та зареєстрований в компанії в якості найманого працівника. Зазвичай такий варіант вибирають для ТОВ з великою кількістю робітників та відповідними обсягами документації, вимог.
3. Бухгалтер на асутсорсі – таке рішення дає змогу оптимізувати витрати на оплату роботи спеціаліста та отримати послуги на високому рівні відповідно до умов договору.

Складнощі та шляхи вирішення проблем

Робота великих ІТ-компаній пов’язана зі значними обсягами звітності та фіноперацій. Оптимізувати процес можна завдяки використанню сучасних українських сервісів ведення бухгалтерії та роботі з електронним кабінетом на сайті ДПС. Функціонал кабінету великий і дозволяє вести книгу обліку доходів прямо на ресурсі, формувати, подавати декларації, робити звірки щодо оплати зборів та ін.

Також задля уникнення проблем і штрафів за порушення варто регулярно проводити внутрішні перевірки діяльності ІТ-компанії з залученням фахівців. В процесі аудиту перевіряються КВЕДи, первинні документи, дотримання вимог щодо оподаткування й звітності, помилки у фінобліку з метою їх виправлення та систематизації бухгалтерії.

Адже ДПС має право будь-якого моменту перевірити ФОП, ТОВ, АТ, інші підприємства і в разі виявлення розбіжностей, порушень відповідні наслідки не змусять на себе чекати.